પ્રોજેક્ટનું બહેતર મેનેજમેન્ટ

article by himanshu kikani

હિમાંશુ કીકાણી

Sep 19, 2018, 03:58 PM IST

વાત કોલેજના કોઈ ટીમ પ્રોજેક્ટની હોય કે બિઝનેસના કોઈ પ્રોજેક્ટની હોય, તેની સફળતાનો ઘણો આધાર ટીમ વચ્ચે કેટલું સારું કોઓર્ડિનેશન છે તેના પર હોય છે. તમે એકલપંડે કોઈ પ્રોજેક્ટ મેનેજ કરી રહ્યા હો તો પણ તેનાં વિવિધ પાસાંમાં કેટલી પ્રગતિ થઈ એ તમારી નજર સામે હોય તો પ્રોજેક્ટ સફળ થવાના ચાન્સ ચોક્કસ વધી જાય.

જર્મનીની એક કંપનીએ વિકસાવેલી, ઝેનકિટ (zenkit.com) નામની આ સર્વિસ પણ વેબ એટલે કે પીસી પર અને એપ્સ સ્વરૂપે ઉપલબ્ધ છે. તેમાં ટ્રેલોનાં બધાં ફીચર્સ તો છે જ, તેના ઉપરાંત સંખ્યાબંધ બીજાં ફીચર્સ છે.

આ ‘નજર સામે’ શબ્દ બહુ અગત્યનો છે. આપણે રોજબરોજ કરવાના ટુ-ડુ લિસ્ટ તૈયાર કરવાની સગવડ આપતી ઘણી વેબસર્વિસ કે એપની વાત કરી છે. વંડરલિસ્ટ, રિસેમ્બર ધ મિલ્ક, ટુ ડુ ઇસ્ટ, એની ડુ વગેરે ચોક્કસ બહુ ઉપયોગી સર્વિસીઝ છે, પરંતુ આ તમામ સર્વિસ આપણા ટુ-ડુ લિસ્ટને ફક્ત એક જ સ્વરૂપે જોવાની સગવડ આપે છે – લિસ્ટ સ્વરૂપે. એટલે કે ફક્ત એક યાદી તરીકે જ આપણે કામકાજ જોઈ શકીએ. તેને પ્રોજેક્ટ પ્રમાણે જુદા જુદા ફોલ્ડર, લિસ્ટમાં મૂકવાની સગવડ મળે અને તેને ટેગિંગ થઈ શકે છે, પરંતુ લિસ્ટ સિવાય બીજી કોઈ રીતે આપણા કામને જોઈ શકાતું નથી.


તેની સામે જાપાનમાં ‘કાનબાન’ નામનો એક કન્સેપ્ટ પ્રચલિત બન્યો છે. તેમાં સામાન્ય રીતે એક બોર્ડ પર, ઊભી કોલમમાં ત્રણેક ભાગમાં કામની યાદી તૈયાર કરવામાં આવે છે. પહેલી કોલમ ‘ટુ-ડુ’ની યાદી હોય એટલે કે જે તે પ્રોજેક્ટ માટે કરવાં જરૂરી તમામ કામ પહેલાં અહીં લખવામાં આવે. બીજી કોલમ ‘ઇન પ્રોગ્રેસ’ની હોય. પહેલી કોલમ ‘ટુ-ડુ’માં જે જે કામ પર, એક્શન શરૂ થઈ જાય તેને પહેલી કોલમમાંથી દૂર કરીને આ બીજી ‘ઇન પ્રોગ્રેસ’ કોલમમાં લઈ જવામાં આવે. ત્રીજી કોલમ ‘ડન’ની હોય, ‘ઇન પ્રોગ્રેસ’માંનું જે કામ પૂરું થઈ જાય તે છેવટે અહીં પહોંચી જાય.


સાદા બોર્ડ પર તૈયાર કરવામાં આવતા આ ‘કાનબાન’ના ડિજિટલ સ્વરૂપમાં આ વાત હજી વધુ સહેલી બને છે, કારણ કે જે તે કામને આપણે ડ્રેગ એન્ડ ડ્રોપ કરીને બીજી કોલમમાં લઈ જઈ શકીએ છીએ. ટ્રેલો (trello.com) નામની આવી એક કાનબાન વેબસર્વિસ (જેની એપ્સ પણ છે) અત્યંત લોકપ્રિય થઈ છે. તે સાદા બોર્ડને બદલે ડિજિટલ સ્વરૂપે હોવાથી દરેક કામમાં સબ-ટાસ્ક્સ અને બીજી ઘણી માહિતી ઉમેરી શકાય છે. પ્રોજેક્ટ બીજા ટીમ મેમ્બર્સ સાથે શેર કર્યો હોય તો દરેક મેમ્બર પોતાની પ્રગતિ કે કમેન્ટ્સ તેમાં ઉમેરી શકે અને સૌ કોઈ તેને જોઈ શકે. આમ, પ્રોજેક્ટનાં તમામ પાસાં અને પ્રગતિના તબક્કા સૌની નજર સામે રહે.


હવે આ ટ્રેલોથી પણ ચઢિયાતી એક સર્વિસ લાઇમલાઇટમાં આવી રહી છે, જેને માટે નિષ્ણાતો માને છે કે એ ‘ટ્રેલોકિલર’ બનશે! જર્મનીની એક કંપનીએ વિકસાવેલી, ઝેનકિટ (zenkit.com) નામની આ સર્વિસ પણ વેબ એટલે કે પીસી પર અને એપ્સ સ્વરૂપે ઉપલબ્ધ છે. તેમાં ટ્રેલોનાં બધાં ફીચર્સ તો છે જ, તેના ઉપરાંત સંખ્યાબંધ બીજાં ફીચર્સ છે. તેની ખાસિયત એ છે કે તમે ઇચ્છો એ રીતે તમારા પ્રોજેક્ટને જોઈ શકો છો કે કન્ફિગર કરી શકો છો. ઝેનકિટમાં તમારા ટુ-લિસ્ટને સામાન્ય લિસ્ટ સ્વરૂપે, ટ્રેલો જેવા કાનબાન બોર્ડ રૂપે, ટેબલ રૂપે, એક્સેલ જેવી સ્પ્રેડશીટ તરીકે અને કેલેન્ડર સ્વરૂપે પણ જોઈ શકો છો. મજા એ છે કે આપણે ફીડ કરેલો ડેટા એનો એ જ રહે છે, પણ તેને આપણે ઇચ્છીએ એ રીતે જોઈ શકીએ છીએ.


કોલેજિયન્સથી લઈને સ્મોલ બિઝનેસીઝ કે મોટા કોર્પોરેશન્સને પણ આ ઝેનકિટ અત્યંત ઉપયોગી થઈ શકે છે. શરૂઆતમાં તમને એ ખાસ્સી અટપટી લાગશે, પણ જેમ જેમ ઊંડા ઊતરતા જશો તેમ તેમ તેની ખૂબીઓ સ્પષ્ટ થતી જશે. તમારે ફક્ત તમારી જરૂરિયાત બરાબર સમજવાની રહેશે. ઝેનકિટમાં તમે જુદા જુદા પ્રોજેક્ટ તમારી જરૂરિયાત મુજબ કન્ફિગર કરી જ શકશો. આ સર્વિસ હજી બે જ વર્ષ જૂની છે અને તેમાં ફીચર્સ ઉમેરાઈ રહ્યાં છે, પણ ફ્રી વર્ઝનમાં અત્યારે જેટલું છે એ પણ પ્રોજેક્ટના બહેતર મેનેજમેન્ટ માટે ચોક્કસ પૂરતું છે.
www.cybersafar.com

X
article by himanshu kikani

Next Stories

    ની  સંપૂર્ણ વાંચનસામગ્રી