હાર્વર્ડ બિઝનેસ રિવ્યૂ:ઈમેલનો જવાબ ન મળી રહ્યો હોય તો લખવાની રીત બદલી જુઓ

અનેકવાર એવું બને છે કે તમે કોઈને ઈમેલ કરો છો પણ અનેક દિવસો સુધી તેનો જવાબ મળતો નથી. દરેક વખતે જવાબ ન મળવાનો મતલબ એ નથી હોતો કે વ્યક્તિ તમને નજરઅંદાજ કરી રહી હોય. પણ તેમને ફરીવાર ઈમેલ કરવામાં તમે અસહજ મહેસૂસ કરી શકો છો. એક પ્રભાવશાળી ઈમેલ લખવાની પાંચ રીત પર એક નજર.

સબ્જેક્ટ લાઈનમાં જ તમારી વાત સમજાવી દો
રિસર્ચ જણાવે છે કે જ્યારે પણ તમે કોઈને ઈમેલ લખો છો તો આ વાતને ધ્યાનમાં રાખો કે તમારી સબ્જેક્ટ લાઈનમાં ઓછામાં ઓછા ચાર શબ્દ હોવા જોઈએ. આ ઉપરાંત ફોલોઈંગ અપ જેવા સામાન્ય શબ્દો લખતા બચો. આ ઉપરાંત એવાં વાક્ય લખો જેમાં સામેવાળાને તમારી વાતનો પ્રિવ્યૂ મળી જાય. જેમ કે નેક્સ્ટ સ્ટેપ્સ ઓન પ્રોજેક્ટ.

ખૂબ જ વિનમ્ર અને મિત્રતાપૂર્ણ શબ્દો લખો
ઈમેલની સૌથી મોટી કમી એ હોય છે કે તમારો ટોન સમજમાં આવતો નથી. તમે જે કંઈ લખ્યું હોય તે કયા ટોનમાં લઈ જશે તે તમે ન જણાવી શકો. એટલા માટે ઈમેલ લખતી વખતે ખૂબ જ સાવચેત રહેવું. સૌથી વિનમ્ર અને મિત્રતાપૂર્ણ શબ્દો વાપરો. ધ્યાન રાખો કે વાચકને મેસેજમાં કંઈક માઠું ન લાગે.

ઓછા શબ્દોમાં તમારી વાત રજૂ કરવા પ્રયાસ કરો
તમારી વાતને ઓછા શબ્દોમાં કહેવાની ટેવ પાડો. ઈમેલ ખૂબ જ સ્પષ્ટ અને નાનો હોવો જોઈએ. લાંબા ઈમેલ જોઇ લોકો ગભરાઈ જાય છે. કાં તો તેની અવગણના કરી દે છે કાં ટીક માર્ક કરી પછીથી વાંચવા માટે રાખી દે છે. તમારી વાત ત્યારે અસર કરે છે જ્યારે ઓછા શબ્દોમાં બોલશો. સરળ ભાષા વાપરી નાના અને પ્રભાવશાળી ઇમેલ લખો. રિસર્ચ મુજબ 75થી 100 શબ્દોવાળા મેલ સૌથી સારા મનાય છે.

સ્પષ્ટ અને સીધી વાત લખશો તો સારું રહેશે
ઈમેલ લખતી વખતે સામેવાળાથી સ્પષ્ટ અને સીધી વાત કરો. સીધી વાત વાચકને વધુ સહજ બનાવશે અને સરળતાથી સમજમાં આવશે. તે તમારી વાતની કદર કરશે અને તેને જલદી સમજશે. જેટલું જલદી સમજશે તેટલું જલદી જ જવાબ પણ આપશે.

ફોલોઅપનું મતલબ આગ્રહ હોય છે, જિદ નહીં
ઈમેલ લખ્યા બાદ ફોલોઅપ લેવું આમ તો સારું હોય છે પણ તેની એક રીત હોય છે. યાદ રાખો કે આગ્રહ અને જિદમાં નજીવો તફાવત હોય છે. નિયમ કહે છે કે ઈમેલ લખ્યાના એક અઠવાડિયા બાદ જ ફોલોઅપ વિશે વિચારવું જોઈએ. તેના બાદ પણ અેક જ ફોલોઅપ મોકલો. જવાબ માટે ફરી થોડા દિવસ રાહ જુઓ.